Trước khi bạn thực hiện một chiến dịch PR, hãy tìm ra câu trả lời cho câu hỏi quan trọng sau.
Q: Tôi là chủ một doanh nghiệp, tôi muốn công chúng biết đến và có thiện cảm với doanh nghiệp của tôi, nhưng tôi không biết chính xác là phải làm thế nào. Liệu tôi có thể tự làm PR được không? Tôi có nên thuê một công ty PR không?
A: Bước quan trọng nhất là nhận thức được rằng PR là việc cần phải làm trước tiên để phát triển doanh nghiệp. PR là một phương pháp rất quan trọng, nhưng lại thường bị bỏ qua, để tiếp cận tới công việc marketing. Đối với rất nhiều doanh nghiệp, họ không hề có ngân sách dành cho hoạt động PR hay thuê các công ty PR bên ngoài vào thực hiện, nhưng vẫn có một số phương pháp để xây dựng được hình ảnh trước công chúng một cách ít tốn kém nhất.
Thời gian bạn dành để xây dựng và thực hiện một chiến dịch PR so với thời gian bạn có thể dành để làm tốt nhất phần việc của mình trong doanh nghiệp cần phải được cân nhắc. Bạn cũng nên xem xét việc “tự làm” so với việc để cho các chuyên gia PR với tất cả những quan hệ họ đã có từ trước, các biện pháp và công cụ hoạt động hiệu quả. Liệu bạn có đủ khả năng để liên hệ với những ông tổng biên tập, biên tập viên bạn cần để đưa cho họ những tư liệu viết báo và đảm bảo bài báo về bạn được đăng trong khoảng thời gian từ nay cho đến khi sự kiện của bạn diễn ra không, hay bạn cần phải có ai đó giúp bạn làm việc này, đặc biệt là trong khoảng thời gian hạn hẹp?
Hãy nhìn tất cả những công việc của PR dưới đây để xem xét những phần việc nào bạn có thể làm và phần việc nào bạn phải thuê công ty PR:
• Viết thông cáo báo chí
• Phát hành thông cáo báo chí
• Phỏng vấn với báo chí
• Biên tập nội dung bài báo
• Làm khách mời chuyên mục
• Viết thư cho phóng viên
• Viết các bài báo đặc biệt
• Đặt bài
• Tổ chức seminar
• Tổ chức hội thảo
• Tổ chức họp báo
• Nghiên cứu thị trường
• Quan hệ với báo chí
• Lập danh sách báo chí
Nếu bạn tự làm lấy sẽ phải đối mặt với một rủi ro là chiến dịch truyền thông của bạn sẽ không được viết ra một cách bài bản, thông tin nghèo nàn và sẽ có quá nhiều thông tin thương mại (các nhà báo không thích tâng bốc, khuyếch trương, họ cần tin tức) và mất định hướng vì không có người theo dõi, do vậy bạn nên thuê những người làm PR chuyên nghiệp. Dưới đây là một số vấn đề quan trọng cần phải xem xét khi bạn quyết định thuê một công ty PR thực hiện chiến dịch PR cho mình:
• Nếu bạn không có nhiều quan hệ với báo chí, hãy thuê một công ty làm cho bạn. Phần lớn các chuyên gia PR đều thiết lập quan hệ với giới báo chí và đã phát triển và khai thác các quan hệ này trong nhiều năm, cũng như họ có khả năng đặt bài và đặt chỗ ở những vị trí quan trọng trên các báo.
• Viết là chìa khoá. Bạn có thể viết được một tiêu đề bắt mắt mà mọi nhà báo đều quan tâm không? Liệu bạn có thể tạo nên được một luồng thông tin “đáng để đăng” từ sự kiện, tuyên bố hay thông tin của bạn không? Nếu bạn trả lời có thì bạn có thể tự làm được chiến dịch này, tuy nhiên vẫn phải xem xét về những yếu tố về thời gian và tính hiệu quả.
• Các chuyên gia và công ty PR làm việc trong lĩnh vực quan hệ với công chúng toàn thời gian và họ biết tất cả những “đầu vào” và “đầu ra”, những lát cắt, những bí quyết để khiến cho công việc được hoàn thành nhanh hơn và tốt hơn. Bạn có thể tạo ra động cơ ô tô, lắp đặt điện thoại, lắp lại máy tính cho mình, với điều kiện bạn có được đúng công cụ, đúng thời gian và tất nhiên là cả chuyên môn của bạn để có thể hoàn tất công việc một cách hiệu quả và ít chi phí nhất. Nếu bạn có thể dành thời gian để làm những việc bạn làm một cách tốt nhất để tăng doanh số bán hàng cho doanh nghiệp của bạn thì tốt hơn hết là bạn nên dành những việc còn lại không nằm trong chuyên môn của bạn cho các chuyên gia bạn thuê từ bên ngoài.
• Nếu bạn có thời gian, công cụ, tài năng và biết cách làm để phát triển, duy trì và theo dõi chiến lược của mình, thì chắc chắn là bạn nên tự làm. Nếu bạn không tự làm được, thì hiện có các công ty, hãng PR, các chuyên gia và dịch vụ PR có thể giúp bạn. Chỉ nên thuê những công ty bạn có thể trả tiền. Nên nhớ rằng phải xem việc chi tiêu cho công việc này là một sự đầu tư và nên so sánh nó với những công đoạn khác trong quá trình kinh doanh của bạn xem đầu tư vào phần việc nào hiệu quả hơn. Cho dù bạn có thuê công ty PR hay tự làm lấy, thì khi bắt tay vào một chiến dịch PR, rất nhiều doanh nghiệp đã nhận ra rằng họ không thể không thuê một công ty PR thực hiện giúp mình.
